לדעת לנהל חבל על הזמן!

 עובדים ומנהלים רבים מבזבזים זמן יקר בעבודה חסרת תועלת ובלתי יצרנית ואח”כ שואלים את עצמם: “לאן ברח הזמן?…למה אין זמן לדברים החשובים לקידום ופיתוח העסק ?…מדוע הספקנו מעט כל כך?”

ניהול  יעיל הוא קודם כל ניהול עצמי נכון. ברגע שתעבדו באופן אפקטיבי ויעיל יותר, תשקיעו זמן בתכנון זמנכם, תוכלו למצוא עשרות דרכים לנהל את עצמכם ביעילות רבה יותר.

 ישנם אנשים המצליחים יותר מאחרים. הם עושים זאת מבלי לשלוט בזמן, אלא על ידי הטלת משמעת עצמית וניצול  מקסימילי של כל דקה.

אני מביא בפניכם 10 טיפים לניהול חכם ויעיל יותר, הגורם לכל עסק לצמוח ולהשיג את היעדים שנקבעו לו:

1.אל תקבלו משימות באופן חלקי – מנהל צעיר ולא מנוסה מקבל כל משימה ומוכן להשקיע זמן ומאמץ על מנת להשלים את המידע החסר לו לביצועה. מנהל מנוסה לפני שהוא מבצע משימה  מורה לעובדים שלו להכין עבורו בצורה מקסימלית את כל הדרוש. כאשר העובדים מכינים מראש את כל הדרוש, נחסך מהמנהל זמן רב ומאמץ. 

לדוגמה: מנהל נדרש לכתוב כתבה מקצועית, הדבר הנכון מבחינה ניהולית הוא, שהעובדים יעשו עבודת הכנה מקדימה, כגון: בירור על אופי הכתבה, איפה תתפרסם, זמן לביצוע, נושאים רלוונטיים, איסוף נתונים ומדיה לתוכן מקצועי ועוד. 

כך שהמנהל יישאר פנוי לכתיבה בלבד ללא התעסקות מיותרת מסביב.

כך הדבר גם בהכנת הפגישות עם הלקוחות. על המנהל לקבל את כל הפרטים על הלקוח, הצרכים שלו, מידע על המתחרים וכל דבר רלוונטי, לפני הפגישה, כך שיוכל לנהל פגישה יעילה המביאה תוצאות.

2. להתרכז בדבר אחד ולא להתפזר – כמה שפחות Multitasking. המונח הזה לקוח מעולם המחשבים ומתאר יכולת של מחשב לבצע מספר משימות במקביל. למנהל זה פחות מתאים. 

לריכוז במשימה אחת כל פעם יש כמה יתרונות : 

• סיום המשימה בזמן קצר יותר – במעבר ממשימה למשימה, לוקח זמן להיכנס מחדש ל ‘ראש’ של המשימה
• המשימה מתבצעת בצורה יסודית ומדויקת יותר וכמובן תניב תוצאה טובה יותר

הדבר נכון לכל משימה ועוד יותר שמדובר במשימות הדורשות ריכוז ודיוק כגון: יצירת דו”חות, ניתוח נתונים או כתיבת מאמר מקצועי.

משימות מסוג זה, עדיף לבצע בשעות הבוקר המוקדמות כי יש שקט וקל יותר להתרכז 

דבר נוסף, הטלפון הנייד שלנו הוא כלי עבודה מעולה מצד אחד ומצטיין בפיזור הריכוז שלנו מאידך.

מומלץ לשים את הנייד על מצב ‘שקט’ במהלך ביצוע משימות ורק בהפסקות, להתעדכן ולטפל בהתאם במה שצריך.

3. לא לדחות החלטות – המשפט :”נשמע מעניין אחשוב על זה”  באצטלה של רצון לדחות את ההצעה מחוסר עניין, רק כדי לרצות את הצד השני, מוכר לכולם. 

בפועל אין דבר כזה, אף אחד לא באמת ‘יחשוב על זה’ לא עכשיו ולא אחר כך. אם יש מספיק נתונים והמנהל נחשף לכל המידע הרלוונטי להצעה, הוא צריך להחליט ולא לדחות. אם ההצעה רלוונטית, לקבל ואם לא, להגיד מיד. 

לדוגמה: אם קראתם מייל עד הסוף הבנתם ויש שם את כל המידע הדרוש, אין סיבה אמיתית לא לפעול ולקבל החלטה. רק במקרה שחסר מידע רלוונטי עדיף לבקש אותו ובינתיים לדחות את ההחלטה למועד מאוחר יותר.

4. החלטתם לדחות? אל תבטיחו הבטחות – מנהלים שלא מעוניינים במשהו, אל להם להבטיח שיעשו את זה בעתיד, גם לא ברמז, הרי הם לא באמת מתכוונים לבצע את זה בפועל.

קחו לדוגמה חבר שבא לבקש הלוואה של 50,000 ש”ח ואתם לא רוצים לתת לו או שאין באפשרותכם להלוות, יש להגיד לו תשובה ברורה מיד, אם תבטיחו לו שבעתיד תלוו לו הוא כמובן ימשיך לתזכר אתכם מידי פעם ואתם תעמיסו לכם על הראש התעסקות מיותרת וחבל.

רעיון שנפסל מראש יש לבטל ולא ליצור עוד משימות.

5. שום דבר לא מושלם! אל תהיו יותר מידי פרפקציוניסטים – השאיפה לשלמות טוטאלית  המכונה ‘פרפקציוניזם’ היא האויב מס’ 1, של היכולת להתקדם ולהתפתח. המטרה שלנו היא לעשות את המשימה על הצד הטוב ביותר אבל בשום פנים לא מושלם בצורה אבסולוטית. הפער בין טוב למושלם לא מצדיק את את התוצאה שהלקוחות יקבלו (ברוב המקרים)

ויש דוגמאות לרוב… מכר שלי ,איש עסקים מכובד, שכר משרד לשנתיים בלבד, וחצי שנה התעסק רק עם שיפוצים כדי שיהיה לו משרד מושלם. חצי שנה הוא עבד בתנאים מאוד לא נוחים, דחה פגישות, התנהל בזמנים לא נוחים, רעש ולכלוך רק כדי להגיע לעיצוב מושלם. לא חבל?

מסופר על מנטור לניהול עסקים, שרצה לכתוב ספר…כבר 10 שנים הוא עובד עליו ועדיין לא הוציא את זה לאור כי זה לא מושלם. בינתיים עולם העסקים השתנה כבר פעמיים ורוב הספר כבר לא רלוונטי. 

הוא היה יכול להוציא לאור ספר איכותי ולהוציא מדי כמה שנים עוד מהדורה מעודכנת, אבל הוא התעקש לא להוציאו לאור. בסופו של דבר, השאיפה לשלמות מוגזמת, לא הניבה לו כלום.

6. לא לדחות ביצוע משימות – כל משימה שניתן לבצעה מיד או בכמה דקות, עדיף לבצע ולסיים מאשר לתכנן ולחשוב על לוח זמנים אחר לביצוע, עצם המחשבה והתכנון גוזלים זמן יקר

הגעתם מחו”ל? עדיף כבר לפרוק את המזוודה, נזכרתם בדבר חשוב? צריך לעדכן את הלקוח או לתת הנחיות לעובדים? תעשו זאת מיד ותסגרו את הפינה הזאת. תהיה לכם משימה אחת פחות בלו”ז העמוס ממילא.

7. קביעת לו”ז למשימות עתידיות – דיברתם עם לקוח וקבעתם להיפגש?  מנהל יעיל יקבע על המקום את כל הפרטים הנחוצים לפגישה כגון: תאריך, שעה , דרכי הגעה ,סידורי חניה, נושאים לפגישה, חומרים שצריך להכין, על מי מוטלת המשימה להכין אותם ועוד. 

סגירת הפרטים מידית חוסכת איבוד זמן יקר והתעסקות לאחר מכן.

8. תעריכו את הזמן שלכם – הזמן שלכם, בעלי העסקים והמנהלים, שווה המון! חינכו אותנו להעריך את הזמן של אחרים לעיתים על חשבון הזמן שלנו וזו טעות. 

יש אנשים שמגיעים לפגישה 40 דקות לפני הזמן, כדי שהצד השני לא יפסיד מס’ דקות, כלומר הם לא מעריכים מספיק את הזמן שלהם עצמם. 

כל מי שרוצה לנהל חכם את החברה שלו, חייב לדעת לתת ערך אמיתי ונכון למשאב הכי יקר שלו – הזמן.  יש הטוענים שזמן בעל העסק, שווה לא פחות מפי – 50 מזמן העובדים שלו. 

נוסחה זו מועילה מאוד כדי לקבוע ולתעדף את חלוקת המשימות. 

שווה יותר לתת לעובדים משימה מסובכת הדורשת 3 שעות, אפילו שבעל העסק יוכל לבצע אותה תוך חצי שעה!  

למה? כי אם העובדים יתרגלו, עם הזמן הם יעשו זאת בפחות זמן והכי חשוב כפי שאמרנו הזמן של בעל העסק שווה פי – 50!

9. עוזרים אישיים למשימות קטנות – ישנן משימות קטנות ופשוטות הדורשות זמן רב והתעסקות אבל לא דורשות שום מומחיות. למשימות מעין אילו, מומלץ לקחת עוזרים אישיים מאשר לבזבז את זמן המנהל. משימות כגון: לקבוע פגישות, להזמין כרטיסי טיסה, תיאום סידורי נסיעות, הזמנת מקום במלון או מסעדה, להסיע ילד לחוגים וכדומה. 

ככה ניתן לפנות זמן למשימות הנדרשות לפיתוח וניהול העסק, דברים הדורשים ידע וניסיון, שיש מטבע הדברים, רק למעטים בחברה.

10. לנקות את הראש והעסק מדברים מיותרים – כל מה שמכביד על העסק או המחשבות שלנו מומלץ להפטר ממנו על מנת לפנות זמן ומקום לדברים רלוונטיים. יש לכם מסמכים ישנים שכבר לא צריכים בעסק? – אפשר לזרוק. חפצים מקולקלים במשרד? -לפנות. קבצים מיותרים במחשב? – למחוק. 

כל מה שמכביד ולא רלוונטי לזרוק, לנקות את הראש ממחשבות מיותרות ולהתמקד במה שחשוב באמת

ללא ספק ניהול נכון, חכם ויעיל של העסק יביא כל מנהל לפיתוח, צמיחה והזנקת החברה קדימה אל יעדים חדשים והגשמת מטרות.

בכל דבר ועניין תמיד לרשותכם 

דוד גלפרין- יו”ר ובעלים

050-6658490